Peran Komunikasi Dalam Organisasi

                                                               BAB I. PENDAHULUAN

                             (TEORI DASAR TENTANG KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI)

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

                Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.

Definisi fungsional Komunikasi Organisasi :

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.    

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisa komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi :

-          Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system)

-          Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

-          Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.

-          Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.

Unsur-unsur Komunikasi :

-          Komunikator : orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan

-          Komunikan : Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator

-          Saluran, Media, channel : merupakan jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya.

                                                                     BAB II. ISI

                                                 (PEMBAHASAN / CONTOH KASUS)

Proses Komunikasi Organisasi

1. Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam sruktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan. Dua dimensi komunikasi internal:

1.      Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari pimpinan ke staf dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik.

2.      Komunikasi horizontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal.

3.      Komunikasi diagonal yaitu komuniasi antara pimpinan.

2. Komunikasi eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif atau bisa juga komunikasi dari khlayak kepada organisasi.

Contoh Kasus :

Pengaruh komunikasi dalam organisasi terhadap kinerja karyawan melalui kepuasan kerja (studi kasus pada karyawan bagian produksi Pabrik Kertas CV Setia Kawan Tulungagung).

Komunikasi dalam organisasi, kepuasan kerja, kinerja. Dewasa ini telah banyak organisasi yang berdiri dan berkembang sukses baik dalam skala kecil maupun besar.

Organisasi sendiri merupakan suatu alat dimana orang-orang mempersatukan kecakapan dan usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama. Sering dijumpai bahwa karyawan kurang terpuaskan hatinya dalam melaksanakan tugasnya karena informasi mengenai prosedur kerja yang disampaikan  pimpinan kurang dapat dipahami. Sehingga karyawan cenderung merasa khawatir, segan, dan takut dalam melaksanakan tugasnya.

Dengan adanya perasaan-perasaan tersebut dalam melaksanakan tugas mengakibatkan kinerja karyawan menjadi menurun. Salah satu jalan mengatasi semua ini adalah dengan saluran komunikasi. Studi kasus  ini bertujuan untuk mengkaji lebih mendalam tentang komunikasi dalam organisasi yang ada di Pabrik Kertas CV Setia Kawan Tulungagung guna meningkatkan kinerja karyawan melalui kepuasan kerja.

Berdasarkan wacana diatas disarankan antara atasan dengan bawahan pada Pabrik Kertas CV Setia Kawan Tulungagung lebih sering meningkatkan koordinasi (mengadakan sharing) sehingga setiap kegiatan akan berjalan dengan baik karena dapat mengerti perasaan karyawan mulai dari masalah pekerjaan, rekan sekerja, sampai masalah kesesuaian upah,  secara periodik para atasan (direktur, manager, kepala bagian) lebih sering terjun langsung ke lapangan sehingga dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja, pimpinan memperhatikan keluhan-keluhan dari para karyawan.

                                                                BAB III. PENUTUP

                                                                     (Kesimpulan)

Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.

Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara keduanya.

Kerja Sama Dalam kelompok

                                                  BAB I. PENDAHULUAN

                  (TEORI DASAR TENTANG BEKERJA SAMA DALAM KELOMPOK / TEAM)

Menurut De Vito (1997) : kelompok merupakan sekumpulan individu yang cukup kecil bagi semua anggota untuk berkomunikasi secara relatif mudah. Para anggota saling berhubungan satu sama lain dengan beberapa tujuan yang sama dan memiliki semacam organisasi atau struktur diantara mereka. Kelompok mengembangkan norma-norma, atau peraturan yang mengidentifikasi tentang apa yang dianggap sebagai perilaku yang diinginkan bagi semua anggotanya.

KEKUATAN TEAM WORK

Teamwork atau kerja sama tim merupakan bentuk kerja kelompok yang bertujuan untuk mencapai target yang sudah disepakati sebelumnya. Harus disadari bahwa teamwork merupakan peleburan berbagai pribadi yang menjadi satu pribadi untuk mencapai tujuan bersama. Tujuan tersebut bukanlah tujuan pribadi, bukan tujuan ketua tim, bukan pula tujuan dari pribadi paling populer di tim.

Berikut poin-poin teamwork yang baik: 

1. Teamwork adalah kerjasama dalam tim yang biasanya dibentuk dari beragam divisi dan kepentingan.

2.  Sama-sama bekerja bukanlah teamwork, itu adalah kerja individual.

3.  Filosofi teamwork: ‘saya mengerjakan apa yang Anda tidak bisa dan Anda mengerjakan apa yang saya tidak bisa.

4. Ketika berada dalam teamwork, segala ego pribadi, sektoral, deparmen harus  disingkirkan.

5. Dalam teamwork yang dikejar untuk dicapai adalah target bersama, bukan individual.

6.  Keragaman individu dalam teamwork memang sebuah nilai plus namun bisa    menjadi minus jika tidak ada saling pengertian.

7.  Saling pengertian terhadap karakter masing-masing anggota team akan menjadi  modal sukses bersama.

8.  Jika setiap orang bekerjasama via bidang masing-masing, target korporasi pasti akan segera terealisasi.

9.  Individu yang egois mengejar target pribadi akan menghambat keberhasilan team. Bayangkan jika si A mengejar target A & si B mengejar target B, lalu target bersama bermuara kemana?

10. Keahlian masing-masing sungguh menjadi anugerah dalam teamwork yang akan mempercepat proses pencapaian target.

11.  Kendalikan ego dan emosi saat bersama agar pergesekan tidak berujung pada  pemboikotan kerjasama.

12.  Dengan pemahaman yang tinggi soal karakter individu dalam team, realisasi target  tidak perlu waktu yang lama.

13.  Ingatlah selalu bahwa: ‘teamwork makes the dream work’.

                                                              BAB II. ISI

                                            (PEMBAHASAN / CONTOH KASUS)

Banyak perumpamaan Sinergi dalam suatu organisasi bisnis khususnya, seperti berikut:

Tim Marketing dan Tim Promotion bergabung dalam suatu event New Product Launch di sebuah Mall, yang mana dengan bergabungnya mereka, anggota Tim Marketing dapat menjual product baru melalui brosur dan leaflet yang disiapkan Tim Promotion. Hasilnya tentu lebih maksimal dibandingkan berjalan sendiri-sendiri pada event yang berbeda.

Contoh lainnya yang dapat dilihat dalam kehidupan sekitar kita adalah Konsep Pujasera – Pusat Jajanan Serba Ada, dimana terdapat banyak outlet makanan dan minuman berkumpul bersama, sehingga pelanggan akan mempunyai alternatif pilihan makanan dan minuman yang variatif. Hal ini otomatis meningkatkan omset masing-masing outlet dibandingkan jika mereka berdiri terpisah pada tempat yang berbeda pula.

Kelebihan Teamwork :

a. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Dengan berkerja secara bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan.

b. Meningkatkan ragam pandangan. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan.

c. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama perusahaan.

d. Meningkatkan tingkat kinerja. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual

Kekurangan Teamwork :

a. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink.

Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim.

b. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free rider.

Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya.

c. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut.

Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual.

d. Adanya agenda-agenda tersembunyi

Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan khusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya agenda tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.

                                                      BAB III. PENUTUP

                                                          (Kesimpulan)

Teamwork atau kerja sama adalah salah satu bentuk penyelesaian beberapa orang yang ingin mencapai tujuan bersama. Teamwork sendiri terbentuk karena adanya beberapa pihak yang ingin mencapai tujuan yang sama sehingga mereka melebur menjadi satu untuk menggapai tujuan tersebut atau dengan kata lain teamwork merupakan peleburan berbagai pribadi yang menjadi satu pribadi untuk mencapai tujuan bersama.

Teamwork sendiri dapat terlaksana dalam berbagai tingkatan, dari mulai tingkatan paling kecil (kelompok belajar) sampai dengan tingkatan paling besar (skala teamwork dalam perusahaan, dsb). Teamwork sendiri diambil karena merupakan cara yang paling efektif dalam menyelesaikan sebuah situasi demi tercapainya tujuan karena dengan Teamwork, setiap individu yang terlibat didalamnya akan berusaha saling menopang satu sama lainnya agar tujuan mereka dapat di raih.

Prinsip kerja Teamwork yang sangat menonjol dibanding dengan yang lain adalah Prinsip saling melengkapi atau adanya pemikiran “saya mengerjakan apa yang anda tidak bisa, dan anda mengerjakan apa yang tidak saya bisa” dengan kata lain dalam sistem ini akan ada pembagian tugas yang tidak memberatkan pihak manapun, setiap individu akan memikul tanggung jawabnya sendiri dan tanggung jawab tersebut akan menjadi seperti pondasi-pondasi yang akan membangun sebuah rumah (tujuan) jika semua tanggung jawab dapat terpenuhi.

Permasalahan yang paling nyata terjadi dalam Teamwork adalah sifat Egoisme. Dimana salah satu individu merasa bahwa tanggung jawab yang di dapatnya terlalu berat di bandingkan dengan tanggung jawab orang lain, sehingga individu tersebut hanya berfokus pada mempermasalahkan tanggung jawab orang lain sementara tanggung jawabnya terbengkalai.

Teamwork akan memudahkan sekelompok individu untuk mencapai tujuan jika setiap individu yang terlibat dapat saling melengkapi, tetapi Teamwork tidak akan berguna jika salah satu bagian dalam team tersebut muncul sifat egoisme.